Ein Antrag auf Unterstützung wird in aller Regel direkt an die Ausländerbeauftragte des Landkreises Barnim gestellt oder über die Flüchtlings- und Migrationsberatungsstellen des Diakonischen Werkes.
Die Anträge können formlos gestellt werden. Die Notlage ist glaubhaft und
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überprüfbar zu schildern. Die Entscheidung über die Gewährung einer mildtätigen Unterstützung trifft ein Beirat, dem der Geschäftsführer der Bürgerstiftung, die Ausländerbeauftragte des Landkreises, eine Mitarbeiterin des Diakonischen Werkes und eine Vertreterin der Evangelischen Kirchengemeinde angehören.
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